VANTAGENS
diferenciais que o GestorPSI apresenta para você
Segurança
Qual a melhor forma de se armazenar prontuários de forma realmente segura? Qual o sigilo oferecido comumente nos prontuários em papel? Como preservar os dados informatizados caso ocorra furto ou roubo de computadores?
Em relação aos prontuários em papel é muito comum se abrir mão da segurança e sigilo deixando disponível o acesso aos arquivos para todos os membros da instituição ou então de se dificultar e burocratizar o acesso a informação através de solicitações por escrito, deslocamento de funcionários ou outras regras. O que normalmente ocorre é que é tão difícil ter acesso à informação que esta se torna apenas arquivo morto e é realizada para evitar problemas durante eventuais fiscalizações.
Já em relação a prontuários eletrônicos armazenados localmente sempre existe o risco de mal funcionamento, falha, roubo ou furto do equipamento, o que não é incomum de acontecer em clínicas e escritórios de psicologia.
Além de arriscado, inseguro e pouco ético, tais procedimentos podem gerar custos extras e perda de produtividade.
Como o GestorPSI funciona via Web, o extravio de computadores não representa um problema pois nenhuma informação fica registrada no computador local. Além disso possui um sistema de permissões de acesso que permite manter os dados sigilosos resguardados em relação a pessoas e funcionários que não tem direitos de acessá-los.
O sistema também conta com diversos recursos tecnológicos para impedir acesso de pessoas externas não autorizadas e uma estrutura de hardware e backup para garantir que falhas técnicas não prejudiquem o acesso ao GestorPsi.
Ética
Regulamentação Profissional
Usar o GestorPSI é a maneira mais fácil e rápida de ficar de acordo com a nova regulamentação profissional. Isto porque com agora é muito mais difícil o cumprimento dos requisitos se não houver uma solução informatizada de prontuários eletrônicos. Além disso também é uma diretriz ética a avaliação dos resultados dos serviços psicológicos prestados, algo que infelizmente raramente acontece.
Como a maioria dos psicólogos não cumpre estas normativas éticas, muitos processos éticos são abertos e psicólogos acabam recebendo punições pois como não produziram documentação técnica para apresentar em sua defesa.
A resolução do Conselho Federal de Psicologia que sintetiza tudo isso é a Nº 001/2009 , que dispõe sobre a obrigatoriedade do registro documental decorrente da prestação de serviços psicológicos, independente da área de atuação e incluindo os estágios profissionais:
CONSIDERANDO que o registro documental, além de valioso para o psicólogo e para quem recebe atendimento e, ainda, para as instituições envolvidas, é também instrumento útil à produção e ao acúmulo de conhecimento científico, à pesquisa, ao ensino, como meio de prova idônea para instruir processos disciplinares e à defesa legal;
Art. 2°. Os documentos agrupados nos registros do trabalho realizado devem contemplar:
I – identificação do usuário/instituição;
II – avaliação de demanda e definição de objetivos do trabalho;
III – registro da evolução do trabalho, de modo a permitir o conhecimento do mesmo e seu acompanhamento, bem como os procedimentos técnico-científicos adotados;
IV – registro de Encaminhamento ou Encerramento;
V – documentos resultantes da aplicação de instrumentos de avaliação psicológica deverão ser arquivados em pasta de acesso exclusivo do psicólogo.
VI – cópias de outros documentos produzidos pelo psicólogo para o usuário/instituição do serviço de psicologia prestado, deverão ser arquivadas, além do registro da data de emissão, finalidade e destinatário.
Isto quer dizer que todos os psicólogos independente da área de atuação e instituições de ensino superior que prestam serviços psicológicos devem produzir registro documental e/ou prontuários.
Além disso é necessário que o registro seja individualizado por cliente/usuário/paciente e a garantia do acesso destes a documentação:
Art. 5º. (…)
II – fica garantido ao usuário ou representante legal o acesso integral às informações registradas, pelo psicólogo, em seu prontuário;
III – para atendimento em grupo não eventual, o psicólogo deve manter, além dos registros dos atendimentos, a documentação individual referente a cada usuário;
(…)Art. 6º. Quando em serviço multiprofissional, o registro deve ser realizado em prontuário único.
Apesar da existência desta regulamentação, é notório que a maioria dos psicólogos no Brasil não a cumpre. Isto porque nunca foi hábito fazer estes registros em diversas áreas da psicologia e/ou porque o registro que é realizado não é suficiente para atender os requisitos da resolução e/ou porque os registros não são acessíveis aos usuários/clientes/pacientes. Na maioria das vezes os registros estão fragmentados em diversos locais e então é muito difícil agrupá-los e disponibilizá-los aos usuários/clientes/pacientes.
Com o GestorPSI é possível atender todos estes requisitos e outros requisitos éticos com a vantagem de ainda facilitar todas as rotinas administrativas dos serviços e instituições de psicologia, independente da área de atuação e modalidade (individual, grupo ou institucional).
Praticidade
O GestorPSI é muito prático, pois permite ao profissional ou funcionário acessar via Internet todas as informações cadastradas no sistema a qualquer momento e em qualquer lugar pois o sistema centraliza a gestão administrativa e registros de dados técnicos em um mesmo local.
Observe as seguintes situações:
- Um profissional precisa desmarcar ou marcar um atendimento com seu cliente, mas ele está em casa e sua clínica/empresa já está fechada.
- É sábado a noite e um profissional se esqueceu se havia ou não um atendimento marcado na segunda feira e sua agenda está lá na clínica.
- Uma secretária precisa preencher um formulário ou passar informações sobre os profissionais da clínica, mas não se lembra onde elas estão armazenadas, precisa ligar para cada um deles.
- Um profissional precisa elaborar um relatório técnico ou administrativo sobre os atendimentos realizados com o cliente, precisa levantar todos os atendimentos realizados (datas, faltas e atrasos).
- Um cliente solicita ao profissional uma cópia do seu prontuário
- Gerenciar filas de espera;
- Gerenciar grupos de estágio;
- Acessar os dados de um cliente que retornou para o atendimento depois de 2 anos afastado;
- Gerenciar grupos de clientes em atendimento, incluir novos membros em um grupo, agendar o grupo, excluir membros de um grupo;
- Vincular clientes em uma família;
- e muitas outras funcionalidades!
Nestes ambientes o sistema permite elevar para um outro patamar de qualidade tanto o ensino como a prestação de serviços. Todos que já passaram por serviços-escola ou que trabalham nesta área sabem como o trabalho com a papelada diminui a produtividade e desmotiva os alunos. Além disso os estagiários compreenderão melhor o funcionamento da unidade de serviço-escola bem como terão maior conhecimento e compreensão da importância e necessidade da regulamentação profissional.
E o melhor de tudo, imagine poder gerar um relatório estatístico e saber quantos novos clientes foram cadastrados no período, em quais serviços foram inscritos e quantos clientes foram desligados. Não existe uma forma mais fácil e efetiva de avaliar o seu trabalho ou os serviços prestados em sua instituição.
Generalidade
Um sistema informatizado deve ter generalidade suficiente para atender todas as especificidades de cada modalidade de serviço oferecido. Esta é a principal razão pela qual se torna inviável para um psicólogo utilizar sistemas de saúde baseados na lógica médica. Não se iluda com a possibilidade de comprar ou contratar um serviço de uma empresa que te oferece um produto originalmente desenvolvidos para médicos. Também será inviável para a empresa de tecnologia realizar as adaptações requeridas pois seria necessário alterar muitos elementos da lógica de funcionamento do sistema.
O GestorPSI foi criado e projetado para atender todos os tipos de estabelecimentos de psicologia, sejam estes da área clínica ou não. Este é o principal diferencial em relação aos sistemas de prontuários eletrônicos da área da saúde, que foram desenvolvidos baseados em uma lógica profissional-paciente e não em profissional-serviço-cliente.
Um sistema desenvolvido para todas as áreas da psicologia: clínica, escolar, esporte, forense, jurídica, neuropsicologia, organizacional e do trabalho, psicomotricidade, saúde, hospitalar, social e trânsito.
Um sistema que permite também adaptações e inclusões de outras práticas relacionadas: psiquiatria, nutrição, assistência social, fonoaudiologia, pedagogia, terapia ocupacional, medicina e enfermagem. Também possui recursos de controle de acesso de acordo com a hierarquia organizacional e profissional. Assim, você controla as informações confidenciais dos seus clientes e disponibiliza cadastros e agendamentos para suas secretárias.
Permite o acesso também ao seu cliente, para que este recupere seu prontuário e também possa se comunicar com você de forma conveniente, legal e segura.
Além disso, os cadastros de dados do sistema estão baseados em órgãos oficiais como o CBO (Classificação Brasileira de Ocupação), o IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística), CNES (Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Saúde) e CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) o que padroniza todas as informações cadastradas.
O GestorPsi é organizado da seguinte maneira:
- Estabelecimentos: O psicólogo autônomo ou a pessoa jurídica que presta os serviços profissionais;
- Locais: Os locais nos quais os serviços acontecem, que podem ser dentro do estabelecimento ou externos (hospitais, escolas, empresas, comunidade, etc)
- Salas: As salas de atendimento ou equivalente onde os serviços são prestados;
- Equipamentos: O material técnico utilizado na prestação de serviços, como testes psicológicos, brinquedos, câmeras, gravadores, etc
- Serviços: as informações e funcionamento dos serviços oferecidos de diferentes modalidades (individual, grupo, família, etc)
- Usuários: As pessoas que utilizam o sistema, os profissionais, funcionários e clientes.
- Agenda: Os horários marcados em um local, sala, com um ou mais clientes vinculados a um serviço e com atribuição de um ou mais profissionais.
- Faturas: Lançamentos dos pagamentos realizados pelos clientes, vinculado a convênios e serviços prestados.
- Relatórios: Listagens e agrupamentos de informações sobre admissões, inscrições, agendamentos e faturamentos.
A partir de todos os estudos e pesquisas realizados durante o desenvolvimento do projeto foi possível chegar a um fluxo de funcionamento que é genérico o suficiente para todas as áreas de psicologia e ao mesmo tempo atender a maioria de suas especificidades.
Os pontos principais do fluxo são:
- Admissão: é o cadastro inicial do cliente no sistema onde são preenchidas suas informações. Uma vez cadastrado o cliente permanecerá no sistema em definitivo;
- Inscrição: é a inscrição do cliente em um dos serviços oferecidos. Na inscrição também é escolhido um ou mais profissionais vinculados;
- Fila de espera: caso o serviço não tenha disponibilidade para agendamento de atendimentos o cliente poderá ir para a fila de espera e a qualquer momento ser retirado dela;
- Atendimento: O agendamento e confirmação do atendimento marcado.
- Encaminhamento Interno: Uma nova inscrição realizada a partir do encaminhamento de um serviço que o cliente já está inscrito.
- Desligamento: O desligamento de uma inscrição que pode ser feito a qualquer momento. O cliente poderá ser inscrito em outros ou no mesmo serviço posteriormente se necessário.
- Desativar: Arquivar o prontuário quando a prestação de serviços foi finalizada em definitivo. Posteriormente o registro poderá ser novamente ativado e o fluxo se inicia do zero.
- Fatura: O registro dos pagamentos realizados pelos clientes que podem ser lançados a cada evento, período ou pacote de eventos.
A qualquer momento deste fluxo é possível imprimir um relatório do cliente no qual constarão todas as informações preenchidas até então. Este fluxo também permite que o mesmo cliente esteja vinculado a diferentes serviços ao mesmo tempo.
Custo / Benefício
Qual o valor total de custo para uma solução informatizada de prontuários eletrônicos e gestão de serviços? Tradicionalmente o modelo de negócios de compra de software apresenta ao cliente apenas uma pequena parcela do custo total. Além da compra de licenças de uso geralmente é necessária a atualização ou compra de nova estrutura de hardware, serviços de manutenção, suporte e atualização. Estes custos agregados aumentam consideravelmente o valor total da solução.
Um dos grandes diferenciais do GestorPSI é que o custo cobrado pelo serviço será muito próximo do valor total da solução, pois como o sistema funciona via Web não é necessário investimento adicional nem em hardware, software ou manutenção. Dessa forma como é possível contratar e utilizar o sistema de qualquer computador, tablet ou smartphone conectado à Web, não será necessário nenhum outro custo além do pagamento das mensalidades do serviço.
Fazendo uma comparação simples, um profissional que trabalha sozinho demoraria mais de 5 anos assinando o serviço para gastar o que gastaria em menos de 1 ano utilizando uma solução tradicional com software proprietário e hardware dedicado, tomando como base a compra de um computador/servidor, licenças de softwares, manutenção, atualização, backups e outros custos agregados.
Assim, o modelo de negócios com software baseado em serviços via Web é o que tem melhor custo benefício. Isto fica claro na quantidade crescente de aplicativos que atualmente são oferecidos via Internet como: editores de texto, calendários, serviços de comunicação, redes sociais, álbum de fotos e vídeos, etc.
APOIO
Fundação de amparo à pesquisa
do estado de São Paulo
Localização
R. Major. Júlio Salles, 594 São Carlos – SP
Contato
Ficou com alguma dúvida? Fale Conosco
